Chez CAFO, votre confidentialité est protégée. Un aspect important de notre engagement envers l'excellence en matière de service est notre engagement envers la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez.
Conserver ces renseignements à titre essentiellement confidentiel est une pierre angulaire de notre entreprise. La gamme de produits et de services que nous offrons continue de croître et la technologie que nous utilisons continue d'évoluer. Peu importe comment l'entreprise évoluera, nous protégerons la confidentialité de vos renseignements personnels.
Les politiques et nos procédures que nous avons mises en place pour protéger ces renseignements sont en vigueur à l'échelle de CAFO. Ces politiques et procédures sont décrites ci-après.
Ce que signifie la protection de la confidentialité :
- Nous conservons vos renseignements personnels à titre essentiellement confidentiel.
- Vous avez le contrôle sur vos renseignements et vous y avez accès.
- Nous respectons votre confidentialité quand nous commercialisons nos produits et services.
Pourquoi nous avons besoin de vos renseignements personnels et comment nous les utilisons
CAFO peut recueillir des renseignements personnels quand un individu finance ses primes d'assurance auprès de nous et signe un contrat de versements échelonnés des primes. Dans cette politique, les termes « vous », « votre » et « vos » désignent cet individu. CAFO utilise ces renseignements aux fins associées à ce contrat. Voici des exemples de ces renseignements :
- Les renseignements que nous recevons de votre part, comme votre nom, votre adresse, vos actifs et votre revenu, tels que fournis, par exemple, dans le cadre d'un contrat de versements échelonnés des primes.
- Les renseignements au sujet de vos transactions avec nous, nos sociétés affiliées et d'autres, tels que vos soldes, votre historique de paiements, des parties de transactions et l'utilisation du compte.
- Les renseignements concernant votre compte bancaire que vous transmettez à des fins de paiement.
- Les renseignements que nous recueillons auprès de sociétés affiliées, d'agences d'évaluation du crédit et d'autres tierces parties non affiliées avec nous, comme votre degré de solvabilité et votre historique de crédit. Les renseignements personnels peuvent être partagés avec des sociétés affiliées ou des tiers désignés par CAFO pour nous aider à offrir des fonctionnalités associées à votre contrat. Les tierces parties avec lesquelles les renseignements sur les clients peuvent être partagés comprennent :
- Les entreprises offrant des services nécessaires à la réalisation d'une transaction à votre demande ou desservant votre compte.
- Les entreprises ou d'autres sociétés offrant des services spécialisés en notre nom, comme des entrepreneurs en programmation ou des agences d'évaluation du crédit.
- Les agences gouvernementales, tribunaux, parties d'une poursuite ou autorités de réglementation à qui nous pouvons transmettre des renseignements sur vous et vos transactions. Par exemple, les lois fédérales et provinciales donnent aux personnes impliquées dans des poursuites ou d'autres procédures judiciaires le droit d'obtenir des dossiers et des renseignements sur la clientèle auprès de nous. Dans de tels cas, nous partageons uniquement les renseignements qu'on nous oblige ou qu'on nous autorise à partager.
Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels uniquement aux fins qu'une personne raisonnable pourrait considérer appropriées dans les circonstances.
Renseignements électroniques
Cette politique s'applique quand vos renseignements sont recueillis en format papier, électronique ou autre. CAFO ne recueille pas les renseignements personnels des visiteurs qui explorent le site Web, bien que des renseignements personnels puissent être demandés par le biais du site Web si un visiteur choisit de répondre à des sondages en ligne, envoie un courriel à CAFO ou utilise un des outils de notre site Web.
Renseignements de partage
Les renseignements obtenus quand vous financez des primes d'assurance et que vous participez à un contrat de versements échelonnés des primes sont uniquement divulgués à des tiers avec votre consentement.
Voici quelques exceptions à la règle ci-dessus. Par exemple, nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements si nous :
Utilisons une entreprise externe pour traiter des renseignements
Parfois, nous pouvons utiliser l'expertise d'une entreprise externe pour accomplir des tâches impliquant des renseignements personnels. Dans un tel cas, nous choisissons soigneusement l'entreprise et nous confirmons qu'elle utilise des normes comparables aux nôtres.
Devons divulguer les renseignements pour des raisons légales
Nous pourrions être tenus de divulguer des renseignements par une loi, une cour de justice ou un organisme de régulation ou dans le cadre d'une vente ou d'une réorganisation de notre entreprise. Dans un tel cas, notre politique est de divulguer des renseignements uniquement dans la mesure nécessaire.
Devons protéger les intérêts de CAFO
Dans certaines circonstances, CAFO pourrait avoir à recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements pour votre protection (p. ex. : lors du recouvrement de comptes ou dans le cadre de la détection ou de la prévention de la fraude).
Consentement
Nous utiliserons uniquement les renseignements personnels que vous nous confiez avec votre consentement.
Le consentement peut être exprès ou tacite. Le consentement exprès peut être verbal ou écrit. Par exemple, le contrat de versements échelonnés des primes peut contenir un consentement écrit pour que nous puissions utiliser vos renseignements aux fins associées à votre compte. Vous pouvez également accepter de divulguer des renseignements au téléphone.
Le consentement est tacite lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement par un geste que vous avez posé ou non, ou lorsque le contexte nous oblige dans une mesure raisonnable à détenir et à utiliser des renseignements pour accomplir une tâche à votre demande.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps après nous l'avoir donné, à condition qu'aucune obligation légale ne l'empêche. Si vous ne consentez pas à certaines utilisations des renseignements ou si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de financer vos primes d'assurance. Dans un tel cas, nous vous expliquerons la situation pour vous aider à prendre une décision.
Nous protégeons vos renseignements des erreurs, des pertes et des accès non autorisés
Nos employés qui ont accès aux renseignements personnels sont sensibilisés à leur confidentialité. Chaque employé doit certifier annuellement qu'il a préservé la confidentialité des renseignements qui lui ont été confiés.
Nos spécialistes en sécurité informatique s'occupent de la sécurité de tous nos systèmes informatiques. Vos renseignements personnels sont ainsi protégés lorsqu'ils sont stockés dans des fichiers de données et quand les employés les utilisent. Nos systèmes protègent également les renseignements lors de leur transmission.
Toutefois, les renseignements envoyés par Internet peuvent être interceptés par un tiers. Il est relativement facile pour un tiers d'intercepter et de lire les renseignements envoyés par le biais d'un courriel non chiffré. Lorsque le site Web de CAFO demande ou accepte des renseignements confidentiels, nous transmettons ces renseignements avec chiffrement.
Vos renseignements sont détruits lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.
Nous gardons vos renseignements seulement quand nous en avons besoin pour fournir les produits et les services demandés ou pour nous conformer à des obligations légales. Nous avons mis en place des normes conformes à ces obligations. Quand ils ne sont plus nécessaires, ces renseignements sont détruits ou rendus anonymes.
Accès aux renseignements personnels et exactitude de ces derniers
Vous pouvez consulter vos renseignements pour les vérifier, les mettre à jour et les corriger et vous pouvez demander de supprimer les renseignements désuets. Nous vous demanderons la requête par écrit.
Vos renseignements peuvent être vérifiés ou corrigés sans frais. Selon les circonstances, des frais peuvent être imposés si vous désirez une copie des dossiers ou si des dépenses spéciales sont impliquées dans la récupération de vos renseignements. Nous vous aviserons des frais à l'avance.
Vous pouvez découvrir à qui vos renseignements sont transmis.
Si vous le demandez, nous vous divulguerons les noms des entreprises ou des organisations externes à qui nous avons donné vos renseignements. Ces derniers ne comprennent pas les renseignements transmis à des entreprises externes qui ont déjà travaillé avec nous. De plus, ils ne comprennent pas les divulgations aux gouvernements canadiens ou provinciaux et excluent les divulgations où la loi nous empêche d'aviser l'individu de la divulgation.
Nous répondons aux requêtes rapidement
Nous traiterons rapidement votre demande pour voir vos renseignements, dans un délai de 30 jours. Si nous devons prolonger la période ou si nous devons refuser la demande, nous vous dirons pourquoi (selon les restrictions légales) et nous vous aviserons des raisons du retard et de vos droits en vertu des lois applicables concernant ce prolongement.
Nous corrigeons les renseignements
Quand cela est possible, nous corrigerons tous les renseignements que nous pouvons avoir donnés à d'autres organisations. Si nous avons reçu les renseignements d'une autre partie, nous vous donnerons le nom et l'adresse de la partie afin que vous puissiez lui demander de les corriger.
Nous protégeons la confidentialité d'autrui quand nous vous donnons des renseignements
Certains fichiers pourraient comprendre des renseignements à votre sujet et sur d'autres personnes qui sont considérés confidentiels par CAFO et ses clients d'affaires ou qui sont la propriété de CAFO ou de ses clients. Comme nous accordons de l'importance à la confidentialité et aux droits judiciaires de tout le monde, nous ne pouvons pas distribuer ces fichiers à l'extérieur de CAFO ou de nos sociétés affiliées. Toutefois, lorsque nous pouvons séparer vos renseignements des renseignements d'autrui sans affecter la confidentialité ou les droits judiciaires d'autrui, nous vous donnerons accès aux renseignements contenus dans ces fichiers à votre sujet.
Nous surveillons notre conformité aux politiques de confidentialité de CAFO
Nous avons mis en place des procédures pour aider nos employés à mettre les politiques en pratique. Nos vérificateurs internes et notre service de conformité surveillent le respect de ces politiques et signalent toute trouvaille à un comité du conseil d'administration de CAFO.
Nous nous engageons à entériner les politiques de confidentialité de CAFO
Si vous avez des questions ou des plaintes à propos de nos politiques de confidentialité ou de notre façon de les suivre, veuillez nous en faire part immédiatement.
La résolution de problèmes est importante pour nous
CAFO s'engage à traiter tout le monde avec le plus haut degré de respect et de considération ainsi qu'à offrir un service de la meilleure qualité possible. Malgré tout, des problèmes peuvent survenir à l'occasion. Il pourrait y avoir un malentendu ou une personne pourrait avoir l'impression d'être traitée injustement. Peu importent les circonstances, notre principale préoccupation est de résoudre le problème.
Comment nous joindre
Toutes les questions ou préoccupations concernant nos politiques ou nos procédures en matière de renseignements personnels peuvent être adressées directement à notre responsable de la protection de la vie privée à l'aide d'un des moyens suivants. Nous pourrions vous demander de la documentation ou des renseignements supplémentaires pour vérifier votre identité quand vous présentez une demande.
- Courrier : responsable de la protection de la vie privée de CAFO
200 University Avenue, Suite 501
Toronto, Ontario M5H 3C6 - Téléphone : 416 868-6777
- Télécopieur : 416 868-0125
Remarque : Nous pouvons changer cette politique de temps à autre et, dans un tel cas, la version la plus récente peut être obtenue en communiquant avec nous comme indiqué ci-dessus.
Avis de divulgation de l'USA Patriot Act
Certains accords de financement de prime pour les assurés qui mènent des activités commerciales aux États-Unis d'Amérique peuvent comprendre un « avis de divulgation du programme d'identification de la clientèle USA Patriot Act » pour garantir la conformité avec la loi fédérale des États-Unis (la USA Patriot Act), qui oblige CAFO et sa société affiliée AFCO à obtenir, vérifier et sauvegarder des renseignements au sujet de toutes les personnes, y compris les assurés, qui créent un compte avec AFCO/CAFO ou qui entre en relation avec notre entreprise. Ces renseignements peuvent comprendre le nom, l'adresse physique (pas seulement le numéro de boîte postale), le numéro d'identification fiscal (NIF), le numéro d'identification d'employeur de compétence fédérale et le numéro de sécurité sociale avec date de naissance des assurés, pour les individus ou les propriétaires uniques.
Si ces renseignements ne sont pas fournis ou obtenus par des ressources de l'industrie accessibles, les associés d'AFCO/CAFO pourraient, dans certaines circonstances, communiquer avec les assurés ou leurs agents d'assurance directement pour garantir la conformité aux exigences gouvernementales.